а как расходы тонера контролировать?
Я уже раз высказывал мысль, что любой процесс должен быть рентабельным.
И процесс контроля тоже, то есть стоимость сэкономленного добра должна быть больше величины затрат на проведения контроля. Иначе легко докатиться до абсурда.
Чтобы я советовал бы сразу наладить и старательно поддерживать - это складской учет.